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Le domande più frequenti su archiviazione e organizzazione

Devo riordinare l’ufficio: quali sono i prodotti necessari per l’archiviazione e organizzazione degli spazi?

Un ufficio ordinato permette di lavorare meglio e di trovare velocemente i documenti. Ecco cosa è necessario per raccogliere e archiviare in maniera organizzata i vari documenti:

Contenitori

  • Contenitori, che raccolgono articoli dello stesso tipo che devono stare a portata di mano: CD, cavi, carica batterie, prodotti di cancelleria, ecc.

Scatole

  • Scatole di diverse misure, possibilmente con coperchio, per archiviare raccoglitori, libri, oggetti da conservare, ecc.

Vaschette portadocumenti

  • Vaschette portadocumenti impilabili, per suddividere e organizzare la documentazione sparsa sulla scrivania.

Cartelle, raccoglitori e faldoni

  • Cartelle, raccoglitori e faldoni, in cui ordinare i documenti. Un sistema di grande efficacia sono le cartelle sospese identificabili per il loro colore: l’archiviazione è facile e adatta a piccoli e grandi uffici.

Quali sono le regole base per l’archiviazione dei documenti cartacei?

L’archiviazione e organizzazione dell’ufficio sono complesse, ma ti basterà rispettare alcune regole per ritrovarti un ambiente organizzato:

Etichettare

  • Etichettare: è necessario mettere un’etichetta chiara e leggibile su raccoglitori, faldoni, scatole e contenitori, in modo che ne sia evidente il contenuto.

Indicizzare

  • Indicizzare: per ritrovare velocemente qualsiasi pratica, devi creare degli elenchi, compilati con criteri descrittivi o analitici.

Ordinare

  • Ordinare in modo numerico o alfabetico: nei raccoglitori ordinati per numero, il numero 1 sarà in fondo, mentre in un raccoglitore ordinato alfabeticamente la lettera A starà sopra e sarà la prima a essere letta.

Conservare

  • Conservare: alcuni documenti devono essere conservati anche per 10 anni, ma molte carte si possono distruggere dopo l’uso. Per questo, impiega dei contenitori per le pratiche sospese e, al termine, conserva in apposite scatole solo la documentazione necessaria.

Quanto costano le scatole e i contenitori da archiviazione?

In commercio ci sono tantissimi prodotti, quindi è possibile acquistare a prezzi convenienti. Adopera cartone riciclato, compra in grandi quantità (non un articolo alla volta) e prendi in considerazione più produttori. Scegli in base al prezzo, ma non dimenticare la qualità del prodotto.

Nell’organizzazione dell’ufficio si può coniugare l’estetica con la praticità?

L’archiviazione e organizzazione dell’ufficio sono essenziali nelle grandi aziende. Ma anche un piccolo ufficio o persino l’organizzazione familiare necessitano di molta attenzione e, magari, anche di un pizzico di estetica: forme, colori e soluzioni di design rallegrano l’atmosfera e fanno arredamento:

raccoglitori ad anelli

  • Compra i raccoglitori ad anelli in un unico colore e stampa un’etichetta personalizzata col tuo logo o con un font particolare. L’effetto cromatico sarà molto piacevole.

intercalari

  • Per l’archiviazione inserisci nei raccoglitori degli intercalari, ossia dei divisori in cartoncino multicolore: tutto sarà più ordinato e attraente.

cartelline

  • Le cartelline Manilla sono convenienti, ma pallide e grezze. Quando ne hai bisogno, acquistale nel tuo colore preferito. Tinte vivaci e consistenza ne rendono più piacevole l’utilizzo.